GDPR i forhold til fotos og video af et foredrag

Ønsker I at tage billeder eller optage et foredrag på video, skal I være opmærksomme på jeres dataansvar. Her finder I en vejledning til værter og forskere.

Er du oplægsholder: Aftal dataansvar og ejerskab med værten

 Før du holder et foredrag hos en institution osv., bør du være opmærksom på placeringen af ”Dataansvar”.

Den institution, som stiller it til rådighed for et møde, et webinar osv., er normalt den, der er ansvarlig for at overholde databeskyttelseslovgivningen i forbindelse med et arrangement. Det vil bl.a. sige, at de skal oplyse deltagerere om, hvordan deres personoplysninger bliver behandlet.  Herunder om, at arrangementet vil blive videooptaget samt formålet med optagelsen (f.eks. et referat, som bevis på mødets forløb, at du vil offentliggøre optagelsen osv.). De skal også oplyse om, at optagelsen vil blive videregivet til dig efter mødet (hvis det er det, I har aftalt). Herefter er du selv ansvarlig for, hvordan du benytter optagelsen.

Det vil derfor være en god idé at lave en skriftlig aftale med institutionen om, at institutionen varetager de databeskyttelsesretlige forpligtelser i forbindelse med planlægning, gennemførelse, herunder optagelse af webinar og lignende. Tilsvarende bør I aftale, hvordan ejerskabet til optagelsen efterfølgende er. 

Er du vært for et foredrag: Husk dine dataansvarlige forpligtelser

Ønsker I at optage og offentliggøre billeder eller videoer på internettet, og de rummer genkendelige personer, betragtes det som behandling af personoplysninger. Det gælder uanset, om billedet er ledsaget af en tekst, der identificerer pågældende, eller ej. Det betyder, at I som vært/institution – før et billede eller en video bliver offentliggjort – skal oplyse mødedeltagerne om, hvad I har tænkt jer at gøre med materialet, og hvor I vil bruge det efterfølgende, så de har en mulighed for at reagere - f.eks. ved at forlade mødet eller ved at slå sit billede fra og gøre sit navn anonymt.

Det er afgørende, at deltagerne også får at vide, at de kan trække deres samtykke tilbage på et senere tidspunkt.

Deltagernes samtykke skal være aktivt. Det vil sige, at de enten skal have udleveret en samtykkeerklæring, de kan acceptere i en e-mail før mødet, eller at de kan acceptere med et kryds i en chat på mødet. Da I skal kunne dokumentere over for Datatilsynet, at I har overholdt jeres oplysningspligt og kunne bevise, hvem der har givet samtykke, skal I tage et skærmprint eller lignende, så I har dokumentation for samtykker på plads. Alternativt kan I benytte Outlooks Response-knapper og journalisere en oversigt over indkomne samtykke. Også i fald en deltager senere ønsker at trække samtykket tilbage.

I kan også vælge at beskrive optagelsen i selve kalenderinvitationen til mødet, og der oplyse om optagelsen, samt at accept af møder samtidig er et samtykke til optagelsen (er kun være lovligt for møder, hvor al deltagelse er frivillig).

Du kan læse mere om den registreredes rettigheder, herunder oplysningspligten i Datatilsynets vejledning her: https://www.datatilsynet.dk/Media/C/0/Registreredes%20rettigheder.pdf