Obligatorisk læsning for arrangører 2023

Hvem kan være arrangør?

Forskningens Døgn er en landsdækkende videnskabsfestival, der kører fra den 21. april 2023 til og med den 28. april 2023. Alle kan være med til at arrangere events. Uanset om I er en forening, en virksomhed, et bibliotek eller en institution, der selv har forsknings- og innovationsaktiviteter.

Hvad koster det?

I skal ikke betale gebyr for at være medarrangør under Forskningens Døgn. Som arrangør skal I selv afholde alle udgifter i forbindelse med jeres event. Der er dog mulighed for at søge tilskud til at afholde en event via de såkaldte puljemidler. I kan finde information om tilskudsmuligheder på forsk.dk.

Events og program

Forskningens Døgn spænder over alle forskningsområder, og som arrangør kan I vælge et særligt, afgrænset tema for jeres event.

Temaet kan f.eks. sætte fokus på jeres egen dagsorden. Det kan være lokale udfordringer, styrkepositioner eller nye tiltag, som I gerne vil informere borgere eller andre interessenter om.

Krav til events

Som arrangør skal I afholde mindst ét arrangement i løbet af de syv dage, som Forskningens Døgn varer.

Det er et krav, at en event har en forskningsmæssig vinkel. Eventen skal også gennemføres inden for formålet med Forskningens Døgn og skal formidle forskningsbaseret viden. Med det menes viden, der er skabt gennem videnskabelige metoder og gennem videnskabelige processer.

Mindre dele af eventen som musikindslag og lignende behøver ikke direkte at relatere sig til forskning, så længe de primære aktiviteter er inden for Forsknings Døgns formål. 

Formidling

Formidlingen kan forestås af forskerne selv, men også af forskerstuderende (ph.d.’er), forsknings- og kulturformidlere samt ansatte medarbejdere ved den institution/virksomhed, der afholder eventen, hvis det kan godtgøres, at det er fagligt forsvarligt.

Målgruppe

I bestemmer selv, hvem målgruppen for jeres event er. Det kan være voksne, familier, skoleelever, medlemmer af en bestemt forening osv.  

Corona

Vi opfordrer jer igen til at planlægge events, så de kan være fleksible og tilpasses den corona-situation, der måtte være i foråret 2023. Find gode råd her. 

Publikumsadgang, tilmelding og entré

Som udgangspunkt er der krav om, at alle events skal være gratis. Vi kan dog give dispensation, hvis lokaliteten er et sted, hvor der normalt tages entré, eller hvis der er tale om ekstraordinære events.

En evt. publikumsbetaling skal tydeligt fremgå af eventbeskrivelsen på forsk.dk og må ikke overstige de faktiske udgifter til afholdelse af eventen.

Det er Sekretariatet for Forskningens Døgn, der giver denne dispensation. Hvis I ønsker at få dispensation, skal I sende en mail til e-mail: forsk@ufm.dk, hvor I redegør for, hvorfor I ønsker at tage entré, samt hvor stor entréen vil være.

Ved nogle events kan det være nødvendigt at begrænse antallet af besøgende i form at en forhåndstilmelding. Det skal i så fald fremgå klart i jeres markedsføring af eventen (på forsk.dk og i andre medier), ligesom I skal huske at oplyse, hvor publikum kan tilmelde sig. I sekretariatet administrerer vi ikke tilmeldinger for arrangører.

Deadline for oprettelse af event og efterfølgende proces

Jeres event skal beskrives i det samlede program for Forskningens Døgn. Senest den 11. marts 2023 skal I have beskrevet jeres event i kalenderen på forsk.dk. Herefter godkender vi hurtigst muligt eventen. Det samlede program for Forskningens Døgn kan ses her på forsk.dk fra slutningen af marts.

Sekretariatet har indgået samarbejde med Videnskab.dk om en redaktionel gennemgang af alle de events, der bliver oprettet på forsk.dk. Ved større redaktionelle ændringer, eller hvis der er uklarheder om beskrivelsen af jeres event, vil redaktøren kontakte jer. Ved mindre grammatiske og sproglige rettelser bliver I ikke kontaktet.

Det er jeres ansvar, at alle oplysninger i programmet er korrekte og til enhver tid opdaterede. Eventuelle rettelser, herunder aflysninger, foretager I via jeres arrangørprofil. Hvis det bliver nødvendigt at aflyse en event, skal I meddele det til os hurtigst muligt.

Evt. afvisning

Vi forbeholder os ret til at afvise brugere og/eller arrangører og events, der 1) kan mistænkes for at forsøge at udbrede pseudovidenskab, 2) udelukkende bruger Forskningens Døgn til at reklamere for egne produkter, 3) er usaglige eller 4) kan mistænkes for at bruge Forskningens Døgn til at udbrede ekstreme og/eller samfundsfjendtlige holdninger.

Tilladelser fra myndigheder

Som arrangør har I ansvaret for, at jeres event overholder diverse myndighedskrav, og at I har indhentet de fornødne tilladelser hos politi, brandvæsen, kommune m.v.

Markedsføring

I er selv ansvarlige for at markedsføre jeres event. Forskningens Døgn markedsfører festivalen nationalt, herunder laver PR for udvalgte events.

Når I markedsfører jeres event, skal I henvise til, at eventen er en del af Forskningens Døgn. I skal som minimum bruge logoet for Forskningens Døgn i jeres markedsføringsmateriale. Logo m.m. finder I på forsk.dk – Design til download.

Persondata

Som arrangør er I dataansvarlige i forhold til de behandlinger af personoplysninger, der sker i forbindelse med udformning af eventbeskrivelse, markedsføringsmateriale, ved eventuel tilmelding til et arrangement og lignende.

Sådan tilmelder I jer som arrangør

Der er to måder, I kan tilmelde jer som arrangør på, alt efter om I ønsker at oprette jer som en ny bruger og en ny arrangørprofil, eller om I ønsker at blive tilknyttet en arrangørprofil, der allerede eksisterer. I behøver ikke have overblik over det konkrete indhold i jeres event, når I tilmelder dig.

Ny bruger- og arrangørprofil

I tilmelder jer som bruger og jeres institution/virksomhed som arrangør ved at oprette en brugerprofil og en arrangørprofil på forsk.dk. Det gør I på siden Bliv ny arrangør.

Tilknyttes eksisterende arrangørprofil

Ønsker I at blive tilknyttet en eksisterende arrangørprofil, går I ind på siden Bliv ny arrangør og udfylder formularen. I listen finder I de oprettede arrangørprofiler. Hvis flere brugere er tilknyttet den samme arrangørprofil, er det jeres eget ansvar at koordinere, hvem der opretter events m.m..

I finder en uddybende vejledning om profiler på siden Bliv ny arrangør.

Alle brugere og arrangørprofiler skal godkendes af sekretariatet. Vi godkender nye brugere og arrangørprofiler løbende.

Kontakt sekretariatet

I er altid velkomne til at kontakte os i Sekretariatet for Forskningens Døgn. Skriv til os på e-mail: forsk@ufm.dk

Vores adresse er:

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Haraldsgade 53
2100 København Ø