Obligatorisk læsning for arrangører 2024

Hvem kan være arrangør?

Forskningens Døgn er en landsdækkende videnskabsfestival, der kører fra den 19. april 2024 til og med den 26. april 2024. Alle kan være med til at arrangere events. Uanset om I er en forening, en virksomhed, et bibliotek eller en institution, der selv har forsknings- og innovationsaktiviteter.

Hvad koster det?

I skal ikke betale gebyr for at være medarrangør under Forskningens Døgn. Som arrangør skal I selv afholde alle udgifter i forbindelse med jeres event. Der er dog mulighed for at søge tilskud til at afholde en event via de såkaldte puljemidler. Nærmere information om krav og tidsfrister i 2024 følger. 

Events og program

Forskningens Døgn spænder over alle forskningsområder, og som arrangør kan I vælge et særligt, afgrænset tema for jeres event.

Temaet kan f.eks. sætte fokus på jeres egen dagsorden. Det kan være lokale udfordringer, styrkepositioner eller nye tiltag, som I gerne vil informere borgere eller andre interessenter om.

Krav til events

Som arrangør skal I afholde mindst ét arrangement i løbet af de syv dage, som Forskningens Døgn varer.

Det er et krav, at en event har en forskningsmæssig vinkel. Eventen skal også gennemføres inden for formålet med Forskningens Døgn og skal formidle forskningsbaseret viden. Med det menes viden, der er skabt gennem videnskabelige metoder og gennem videnskabelige processer.

Mindre dele af eventen som musikindslag og lignende behøver ikke direkte at relatere sig til forskning, så længe de primære aktiviteter er inden for Forsknings Døgns formål. 

Formidling

Formidlingen kan forestås af forskerne selv, men også af forskerstuderende (ph.d.’er), forsknings- og kulturformidlere samt ansatte medarbejdere ved den institution/virksomhed, der afholder eventen, hvis det kan godtgøres, at det er fagligt forsvarligt.

Målgruppe

I bestemmer selv, hvem målgruppen for jeres event er. Det kan være voksne, familier, skoleelever, medlemmer af en bestemt forening osv.   

Publikumsadgang, tilmelding og entré

Som udgangspunkt er der krav om, at alle events skal være gratis. Vi kan dog give dispensation, hvis lokaliteten er et sted, hvor der normalt tages entré, eller hvis der er tale om ekstraordinære events.

En evt. publikumsbetaling skal tydeligt fremgå af eventbeskrivelsen på forsk.dk og må ikke overstige de faktiske udgifter til afholdelse af eventen.

Det er Sekretariatet for Forskningens Døgn, der giver denne dispensation. Hvis I ønsker at få dispensation, skal I sende en mail til e-mail: forsk@ufm.dk, hvor I redegør for, hvorfor I ønsker at tage entré, samt hvor stor entréen vil være.

Ved nogle events kan det være nødvendigt at begrænse antallet af besøgende i form at en forhåndstilmelding. Det skal i så fald fremgå klart i jeres markedsføring af eventen (på forsk.dk og i andre medier), ligesom I skal huske at oplyse, hvor publikum kan tilmelde sig. I sekretariatet administrerer vi ikke tilmeldinger for arrangører.

Deadline for oprettelse af event og efterfølgende proces

Jeres event skal beskrives i det samlede program for Forskningens Døgn. Senest den 11. marts 2024 skal I have beskrevet jeres event i kalenderen på forsk.dk. Herefter godkender vi hurtigst muligt eventen. Det samlede program for Forskningens Døgn kan ses her på forsk.dk i midten af marts.

Sekretariatet har indgået samarbejde med Videnskab.dk om en redaktionel gennemgang af alle de events, der bliver oprettet på forsk.dk. Ved større redaktionelle ændringer, eller hvis der er uklarheder om beskrivelsen af jeres event, vil redaktøren kontakte jer. Ved mindre grammatiske og sproglige rettelser bliver I ikke kontaktet.

Det er jeres ansvar, at alle oplysninger i programmet er korrekte og til enhver tid opdaterede. Eventuelle rettelser, herunder aflysninger, foretager I via jeres arrangørprofil. I kan rette til og med datoen for jeres event.

Hvis det bliver nødvendigt at aflyse en event, skal I meddele det til os hurtigst muligt.

Evt. afvisning

Vi forbeholder os ret til at afvise brugere og/eller arrangører og events, der 1) kan mistænkes for at forsøge at udbrede pseudovidenskab, 2) udelukkende bruger Forskningens Døgn til at reklamere for egne produkter, 3) er usaglige eller 4) kan mistænkes for at bruge Forskningens Døgn til at udbrede ekstreme og/eller samfundsfjendtlige holdninger.

Tilladelser fra myndigheder

Som arrangør har I ansvaret for, at jeres event overholder diverse myndighedskrav, og at I har indhentet de fornødne tilladelser hos politi, brandvæsen, kommune m.v.

GDPR

Er du vært for et foredrag eller lignende, hvor der skal tages billeder, videoer osv., skal du huske dine dataansvarlige forpligtelser.

• Se mere om GDPR-forpligtelser

Markedsføring

I er selv ansvarlige for at markedsføre jeres event. Forskningens Døgn markedsfører festivalen nationalt, herunder laver PR for udvalgte events.

Når I markedsfører jeres event, skal I henvise til, at eventen er en del af Forskningens Døgn. I skal som minimum bruge logoet for Forskningens Døgn i jeres markedsføringsmateriale. Logo m.m. finder I på forsk.dk:

• Se Design til download

Persondata

Som arrangør er I dataansvarlige i forhold til de behandlinger af personoplysninger, der sker i forbindelse med udformning af eventbeskrivelse, markedsføringsmateriale, ved eventuel tilmelding til et arrangement og lignende.

Sådan tilmelder I jer 

Ny arrangør?

I kan tilmelde jeres institution/virksomhed som ny arrangør ved at oprette en arrangørprofil på forsk.dk. Det gør I på siden:

• Opret jer som arrangør  
  
  

I behøver ikke have overblik over det konkrete indhold i jeres event, når I tilmelder jer.

Redigere tekst hos eksisterende arrangør?

Ønsker I at blive tilknyttet en arrangørprofil, der allerede eksisterer, går I ind på siden Opret jer som arrangør og udfylder formularen. I listen finder I de oprettede arrangørprofiler.

• Gå til: Opret jer som arrangør  

Hvis flere brugere er tilknyttet den samme arrangørprofil, er det jeres eget ansvar at koordinere, hvem der opretter events m.m..

I finder en uddybende vejledning om at oprette profiler på siden:

• Sådan opretter du en ny bruger- eller arrangørprofil
  
  

Alle brugere og arrangørprofiler skal godkendes af sekretariatet. Vi godkender nye brugere og arrangørprofiler løbende.

Kontakt sekretariatet

I er altid velkomne til at kontakte os i Sekretariatet for Forskningens Døgn. Skriv til os på e-mail: forsk@ufm.dk

Vores adresse er:

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
Haraldsgade 53
2100 København Ø

 Foto: Søren Kjeldgaard